Het EPD voor vrijgevestigde praktijken

Behandelaren in de geestelijke gezondheidszorg besteden ruim een derde van hun werkweek aan administratie. Een verhaal over regeldruk, werkplezier en de stille rol die je EPD daarin speelt.

Je kent het moment vast. De cliënt loopt de deur uit, je hebt een goed gesprek gehad, en dan begint het tweede gesprek. Dat met je scherm. De verslaglegging, de zorgvraagtypering, het bijwerken van het behandelplan, de declaratie die straks weer precies moet kloppen. Het hoort erbij, denk je dan. Maar klopt dat eigenlijk nog wel?

De cijfers zijn inmiddels lastig te negeren. Volgens het CBS besteden professionals in de ggz gemiddeld 34,2 procent van hun werktijd aan administratie. Dat is meer dan een dag per werkweek die niet naar de cliënt gaat, maar naar het invullen, registreren en verantwoorden. En het opvallende is: dat percentage beweegt al jaren amper. Ondanks alle programma's, akkoorden en goede bedoelingen blijft de last hangen op ongeveer een derde van de tijd.

Voor de vrijgevestigde praktijk knelt dat extra. Jij hebt geen administratieve afdeling die de last opvangt. Wat blijft liggen, doe je zelf, vaak 's avonds, vaak in je eigen tijd. De rekening van de regeldruk wordt in kleine praktijken simpelweg persoonlijker betaald.

De werkweek lekt weg in het dossier

Onderzoek van Berenschot legt een ongemakkelijke vinger op de zere plek. De administratieve taak waar zorgmedewerkers verreweg de meeste tijd in steken, is het aanmaken en bijhouden van het elektronisch dossier en het zorgplan. Juist het systeem dat je werk lichter zou moeten maken, blijkt in de praktijk vaak de grootste tijdvreter.

Daar zit precies de pijn. Een EPD is geen neutraal hulpmiddel dat op de achtergrond meedraait. Het bepaalt elke dag opnieuw hoeveel klikken een verslag kost, of een declaratie in één keer goed gaat, en of je systemen met elkaar praten of dat je dezelfde gegevens drie keer mag intypen. Een traag, log of star EPD maakt van een half uur werk al snel een uur. Vermenigvuldig dat met een volle agenda en je begrijpt waar die derde van de week vandaan komt.

De rekening betaal je in werkplezier

Administratie is niet alleen een kwestie van tijd. Het knaagt ook aan waarom je dit werk ooit bent gaan doen. Uit onderzoek van Stichting IZZ blijkt dat één op de vijf behandelaren in de ggz zich emotioneel uitgeput voelt, het hoogste van de hele zorgsector. Ruim de helft van de medewerkers ervaart de regels en de administratie bovendien als onnodige bureaucratie. Niet als zinvol onderdeel van goede zorg, maar als ballast.

En dat heeft gevolgen die verder reiken dan één praktijk. De stapeling van administratieve eisen weerhoudt jonge professionals ervan om voor een eigen praktijk te kiezen, waarschuwde een brede coalitie van eerstelijnsorganisaties. Terwijl de zorg juist staat te springen om mensen. Minder onzinnige administratie is daarmee niet alleen prettiger, het is ook een van de weinige knoppen waar we echt aan kunnen draaien om mensen voor het vak te behouden.

De kwaliteit van het softwarepakket dat je gebruikt, is zeer bepalend voor de administratieve lastendruk die je ervaart.

*Standpunt van de LVVP over praktijksoftware

Je software bepaalt meer dan je denkt

De LVVP zegt het zonder omhaal: het pakket dat je kiest, raakt je hele administratieve proces. Dat is goed nieuws, want het betekent dat een betere keuze ook echt verschil maakt. De regeldruk komt deels van buiten, vanuit de overheid en de verzekeraars, maar een flink deel van wat je dagelijks voelt, zit gewoon in je gereedschap.

Stel je een EPD voor dat is gebouwd vanuit één simpele vraag: hoe houden we de behandelaar zo lang mogelijk weg bij het toetsenbord? Een agenda die werkt zoals je verwacht, op je laptop én op je telefoon. Een systeem dat netjes meepraat met de tools die je al gebruikt, zodat je gegevens nooit twee keer hoeft in te voeren. Een declaratie die vanuit het dossier klopt, in plaats van achteraf gecorrigeerd moet worden. Dat is geen luxe. Dat is het verschil tussen een systeem dat voor je werkt en een systeem dat je werk geeft.

Het EPD als collega, niet als formulier

Hier wordt het interessant. De technologie die de administratie echt kan verlichten, is geen belofte meer voor over tien jaar. Ze is er nu. Het ministerie van VWS onderzocht de impact van AI op administratieve processen in de zorg en ziet bij spraakgestuurd rapporteren een potentiële tijdsbesparing tot tachtig procent op de verslaglegging. Grote instellingen als Parnassia zijn dit in 2026 al volop aan het invoeren.

Het idee is even eenvoudig als krachtig. Je voert je gesprek, en de AI maakt op de achtergrond een concept van je verslag. Jij leest het na, scherpt aan waar nodig en geeft akkoord. Het oordeel blijft volledig van jou, want de behandelaar blijft leidend. Wat verdwijnt, is het blanco scherm en het late avonduur. Wat overblijft, is aandacht. VWS benadrukt dan ook dat de grootste winst niet in bespaarde uren zit, maar in iets dat moeilijker te meten is: minder mentale belasting, meer rust, meer ruimte voor de mens tegenover je.

Betaalbaar, ook voor een praktijk van één

Hier wringt het vaak bij vernieuwing in de zorg. De mooiste systemen lijken altijd gemaakt voor de grote instellingen, met prijskaartjes en implementatietrajecten die daarbij horen. Een vrijgevestigde praktijk valt dan tussen wal en schip: te klein voor het zware pakket, te serieus voor een uitgeklede oplossing.

Precies daarom is de manier waarop Scrivio gebouwd is zo belangrijk. Omdat we AI-native ontwikkelen, liggen onze bouwkosten fundamenteel lager dan bij EPD's die nog regel voor regel met de hand worden geschreven. Die efficiëntie geven we door. Goede software hoort geen voorrecht te zijn van de grootste organisaties. Een praktijk van één behandelaar verdient hetzelfde gemak als een instelling van duizend, tegen een prijs die past bij de schaal.

Een keuze die ook morgen nog klopt

Wie vandaag een EPD kiest, kiest eigenlijk voor de komende jaren. En die jaren staan vast in de steigers. De overheid wil de administratietijd terugbrengen naar maximaal twintig procent in 2030. Tegelijk komt verplichte, gestandaardiseerde gegevensuitwisseling eraan via wetgeving als de Wegiz en de Europese gezondheidsdataruimte, en wordt de uitwisseling tussen huisarts en ggz verder gestandaardiseerd met richtlijnen als HASP-GGZ.

Voor jou betekent dat één ding: je EPD moet hier klaar voor zijn. Niet met een lapmiddel achteraf, maar met interoperabiliteit en standaarden die van begin af aan zijn meegebouwd. Een toekomstvast systeem voorkomt dat je over twee jaar opnieuw voor de keuze staat. Scrivio is gebouwd op deze beweging, niet ertegenin.

De kern van het verhaal is uiteindelijk heel menselijk. Je bent dit werk gaan doen voor de mens tegenover je, niet voor het scherm ernaast. Een EPD dat dat begrijpt, geeft je het mooiste terug wat de administratie je heeft afgenomen: je tijd, je rust, en je aandacht voor de cliënt.