EPD vergelijken: keuzehulp voor GGZ-praktijken

Een EPD kiezen is voor de meeste praktijken een beslissing van vijf tot tien jaar. Toch wordt de vergelijking vaak gevoerd op basis van een demo van een uur en een functielijst met vinkjes. Bijna elk EPD kan afspraken plannen, rapporteren en declareren. De verschillen zitten ergens anders.

Deze keuzehulp is geschreven voor vrijgevestigden en kleine tot middelgrote GGZ-instellingen. Geen algemene zorgpraat, maar de vragen die er in de GGZ echt toe doen.

De vier vragen die het verschil maken

1. Hoeveel tijd kost het systeem per behandelaar per week?

Dit is de enige vraag die je direct in euro's kunt uitdrukken. Een behandelaar die drie uur per week kwijt is aan administratie kost je op jaarbasis meer dan de licentie van welk EPD dan ook.

Vraag tijdens een demo niet "kan het systeem X". Vraag: laat zien hoeveel klikken een compleet consult kost, van agenda tot rapportage tot declaratieregel. Tel mee. Vergelijk dat getal tussen leveranciers.

Kijk daarbij ook naar wat er geautomatiseerd is. Spraakgestuurd rapporteren, automatisch gegenereerde conceptverslagen en slimme voorinvulling schelen structureel meer dan een mooiere knoppenindeling.

2. Wat gebeurt er als je weer weg wilt?

Dit is de meest overgeslagen vraag in het hele traject en tegelijk de belangrijkste. Vraag voor je tekent:

• Krijg je je volledige data in een bruikbaar formaat mee, inclusief bijlagen en gespreksverslagen?

• Wat kost een export en hoe lang duurt het?

• Zit er een minimale contractduur op en hoe lang is de opzegtermijn?

• Wie is eigenaar van de data, ook na beëindiging?

Een leverancier die hier ontwijkend over doet, vertelt je iets over de komende jaren.

3. Klopt de prijs die je op de offerte ziet?

Bij veel EPD's is de licentieprijs het kleinste deel van de rekening. Vraag altijd naar een totaalplaatje over drie jaar, inclusief:

• Implementatiekosten en projectbegeleiding

• Datamigratie vanuit je huidige systeem

• Training van behandelaren en administratie

• Kosten per koppeling (VECOZO, ZorgDomein, ROM, boekhouding)

• Kosten voor extra gebruikers, extra opslag of extra vestigingen

• Support: zit dat in de prijs of gaat het per ticket of per uur?

• Jaarlijkse indexatie

Reken het door naar een bedrag per behandelaar per maand. Pas dan vergelijk je appels met appels.

4. Wie zit er aan de andere kant van de telefoon?

Bij een storing op maandagochtend wil je geen ticketnummer. Vraag naar de gemiddelde reactietijd, of je een vaste contactpersoon krijgt, en of support wordt geleverd door mensen die de GGZ kennen of door een algemeen servicedesk.

Vraag ook hoe vaak er nieuwe functionaliteit uitkomt en hoe klantwensen op de roadmap terechtkomen. Bij sommige leveranciers duurt dat jaren.

Functionele checklist voor de GGZ

Loop deze punten per leverancier langs. Vraag om een demo van het echte scherm, niet om een slide.

Dossier en behandeling

• Diagnostiek, behandelplan, evaluatie en afsluiting in één lijn

• Vrije en gestructureerde rapportage naast elkaar

• Zorgvraagtypering en HoNOS+ verwerkt in de flow, niet als los formulier

• Groepsbehandeling en meerdere behandelaren op één dossier

Administratie en geld

• ZPM-conforme registratie met controle vooraf, niet pas bij afkeuring

• Directe VECOZO-koppeling voor declaratie en COV-check

• Duidelijk overzicht van openstaande, afgekeurde en betaalde declaraties

• Ongecontracteerde zorg en particuliere facturatie

• Wachtlijst- en aanmeldbeheer

Uitwisseling en toekomst

• Voorbereid op HASP-GGZ voor huisartsberichten

• SNOMED CT-codering in het dossier

• Wat is de planning richting EHDS en de Wet elektronische gegevensuitwisseling?

• Cliëntportaal en PGO-ontsluiting via MedMij

Veiligheid

• NEN 7510-certificering of een aantoonbaar lopend traject, met de scope erbij

• Verwerkersovereenkomst die je zonder jurist kunt lezen

• Hosting binnen de EU

• Tweefactorauthenticatie standaard, niet tegen meerprijs

Wat een overstap echt kost

De grootste rem op overstappen is niet de prijs maar de angst voor de migratie. Terecht, want een slecht uitgevoerde datamigratie kost weken.

Wat je wilt weten:

• Wordt historische data volledig meegenomen of alleen actieve dossiers?

• Komen bijlagen, brieven en oude rapportages mee?

• Hoeveel dagen zit je praktijk in een overgangsperiode?

• Wie doet het werk: jij, of de leverancier?

• Wat gebeurt er als de migratie niet slaagt?

Een leverancier met migratie-ervaring vanuit jouw huidige systeem is hier goud waard. Vraag expliciet: hebben jullie eerder klanten overgezet vanuit dit specifieke EPD, en kan ik daar iemand van spreken?

Veelgestelde vragen

• Wat kost een EPD voor de GGZ per maand? Reken op 45 tot 120 euro per behandelaar per maand, afhankelijk van omvang en functionaliteit. Grote verschillen ontstaan vooral door implementatie- en koppelkosten, die vaak eenmalig duizenden euro's bedragen. Vraag altijd om een driejaarsbegroting.

• Hoe lang duurt de implementatie van een nieuw EPD? Bij een vrijgevestigde praktijk kan dat binnen enkele dagen. Bij grotere instellingen met veel maatwerk lopen trajecten op tot zes maanden of meer. Hoe meer inrichting op maat, hoe langer.

• Moet mijn EPD NEN 7510-gecertificeerd zijn? Je bent als zorgaanbieder zelf verantwoordelijk voor informatiebeveiliging. Een gecertificeerde leverancier maakt dat aantoonbaar eenvoudiger. Vraag naar het certificaat én de scope, want die verschilt sterk per leverancier.

• Kan ik zomaar overstappen naar een ander EPD? Ja, mits je contract dat toelaat en je data-export geregeld is. Controleer je opzegtermijn en of je een volledige export kunt opvragen inclusief bijlagen.

• Wat is een AI-native EPD? Een EPD waarbij AI vanaf de basis in het systeem zit in plaats van er later bovenop gebouwd. In de praktijk merk je dat aan rapportage die vanzelf ontstaat uit het gesprek in plaats van na afloop te worden ingetypt.

  
  

Zelf vergelijken

Scrivio is gebouwd voor de GGZ, door mensen die jarenlang aan de EPD-kant hebben gestaan en precies weten waar behandelaren tijd verliezen. Vaste prijs per behandelaar per maand, geen implementatiekosten, migratie inbegrepen en maandelijks opzegbaar.