Ben ik nu behandelaar of administrateur?

Die vraag stelde een jonge psychiater laatst aan haar bestuurder. Het is een eerlijke vraag. En het antwoord zou geen twijfel mogen oproepen.

In de GGZ gaat inmiddels ongeveer een derde van de werktijd op aan administratie. Het CBS meet voor 2024 een administratielast van 34 procent in de GGZ. Berenschot komt voor de zorg uit op 36 procent, terwijl professionals zelf zo'n 23 procent acceptabel vinden. Het opvallendste cijfer is niet de hoogte, maar de stilstand: dat percentage is in vijf jaar nauwelijks bewogen. Ondanks Ontregel de Zorg, ondanks het Integraal Zorgakkoord, ondanks transitieprogramma's en goede bedoelingen van alle kanten.

Daar zit de pijnlijke conclusie. We bestrijden de bureaucratie al jaren met dezelfde aanpak, en die aanpak werkt niet.

Schrappen alleen is niet genoeg

De standaardreactie op registratiedruk is: regels schrappen. Een lijst maken van overbodige formulieren, een paar verplichtingen afschaffen, en hopen dat de tijdwinst zich vanzelf aandient. Het is goed bedoeld en op onderdelen ook nuttig. Maar de cijfers laten zien dat het de kern niet raakt.

De grootste motor onder de registratiedruk in de GGZ zit niet in losse formulieren. Die zit in de manier waarop we registreren. Het Zorgprestatiemodel en de zorgvraagtypering zouden de boel vereenvoudigen, maar in de praktijk levert het juist extra handelingen op. De HoNOS plus is daar het scherpste voorbeeld van. De Adviescommissie zorgvraagtypering concludeerde begin 2025 zelf dat het model in zijn huidige vorm nog niet bruikbaar is voor de inkoop van zorg. En toch typt de behandelaar het iedere keer weer in. Negentien vragen, naast het echte werk.

Wie de werkdruk echt wil verlagen, moet niet bij de formulieren beginnen maar bij het systeem waarin je werkt. Bij het EPD.

Het EPD zou het werk makkelijker moeten maken

Dat is precies waar het wringt. Berenschot vond dat de meeste administratietijd opgaat aan het bijhouden van het dossier. Het EPD, het systeem dat het werk eenvoudiger zou moeten maken, is uitgegroeid tot een van de grootste bronnen van administratie. Dubbel registreren, eindeloos klikken, gegevens overtypen van het ene scherm naar het andere. Behandelaren in de GGZ zijn er niet ontevreden over voor de lol. Ze zijn ontevreden omdat het systeem tussen hen en hun cliënt in is gaan staan.

En dat heeft gevolgen die verder reiken dan een vervelende middag achter het scherm. Het arbeidsmarkttekort in de GGZ loopt op naar ruim 14.000 medewerkers in 2033. Mensen verlaten de sector, en de administratielast wordt daarbij keer op keer genoemd als reden. Registratiedruk is dus geen randverschijnsel. Het hangt rechtstreeks samen met wachtlijsten en met de vraag of mensen op tijd hulp krijgen.

Wat er wel werkt: registreren aan de bron, met AI als hulp

Er is een richting die wel verschil maakt. Niet meer formulieren, maar slimmer vastleggen. Eenmalig registreren aan de bron, en die informatie meervoudig gebruiken. Een verslag dat zich tijdens en na het gesprek grotendeels vanzelf vormt, in plaats van een leeg scherm dat je na afloop nog moet vullen.

AI maakt dat voor het eerst echt mogelijk. Spraakgestuurd rapporteren wordt op dit moment getest bij onder meer Parnassia, GGz Centraal en Fivoor. De eerste ervaringen zijn positief: minder tijd achter het scherm, meer ruimte voor het gesprek zelf. Bij huisartsen is de tijdwinst per consult al hard gemeten.

Ik wil daar meteen eerlijk over zijn, want overdreven beloftes helpen niemand. Het bewijs in de GGZ is nog beperkt en deels nog uit de somatiek afkomstig. Onbewerkte AI-verslagen bevatten regelmatig fouten, vooral weglatingen. De behandelaar blijft eindverantwoordelijk en moet ieder verslag zelf controleren. AI is een hulpmiddel, geen vervanger van het klinisch oordeel. Wie iets anders beweert, neemt het vak niet serieus.

Maar binnen die grenzen is de winst reëel. Niet omdat AI tovert, maar omdat het de domste, meest herhaalde handelingen overneemt. Het overtypen, het opnieuw invullen, het zoeken naar wat je vorige keer ook al had vastgelegd. Dat is precies het werk dat geen behandelaar koos toen die voor dit vak koos.

Scrivio is een EPD voor de GGZ

Daarom bouwen wij Scrivio. Scrivio is geen losse tool die je naast je systeem legt, en geen app die alleen een verslagje maakt. Scrivio is een volwaardig elektronisch patiëntendossier, ontworpen voor de GGZ. Voor instellingen en voor vrijgevestigde praktijken.

Dat betekent: het hele dossier, de hele behandeling, de hele administratie in één omgeving. Intake, dossiervorming, behandelplan, rapportage, declaratie en de verplichte registraties zoals het kwaliteitsstatuut en de zorgvraagtypering. Geen tweede systeem, geen dubbele invoer. En vanaf de bron opgebouwd voor uitwisseling, zodat je klaar bent voor Wegiz en de Europese gezondheidsdataruimte EHDS, in plaats van straks achter de feiten aan te lopen.

Het verschil zit in de uitgangspunten. De meeste EPD's in de GGZ zijn jaren geleden gebouwd, met de administratie als vertrekpunt en de behandelaar als invuller. Scrivio draait dat om. Het vertrekpunt is het gesprek tussen behandelaar en cliënt. De AI werkt op de achtergrond mee, vult voor, legt vast aan de bron, en houdt de behandelaar in regie. Niet de zoveelste verplichting erbovenop, maar minder verplichting eronder.

En omdat dit de GGZ is, gaan we zorgvuldig om met wat het meest gevoelig is. Brongegevens zoals audio bewaren we niet langer dan nodig. We werken AVG-conform en binnen de Europese Unie. De behandelaar blijft eigenaar van het dossier en van het oordeel. Dat is geen voetnoot in onze verkooppraat. Dat is de voorwaarde waaronder AI in de spreekkamer thuishoort.

Waar we naartoe willen

Het doel van de hele sector is helder: de administratielast halveren naar 20 procent voor 2030. Dat halen we niet met nog een actieplan of nog een schraplijst. Dat halen we door het systeem te veranderen waarin we elke dag werken.

De behandelaar is geen administrateur. Dat is die nooit geweest, en dat hoort die ook niet te worden. Een EPD dat dat begrijpt, is geen luxe. Het is het minste wat de GGZ verdient.

Versla de administratie. Dat is waar we elke dag aan bouwen.