De avondklus die niemand noemt

Het is kwart over tien 's avonds. De kinderen liggen al uren in bed, de vaatwasser zoemt op de achtergrond, en een psychiater in Utrecht opent haar laptop nog een keer. Niet voor Netflix, niet voor een boek, maar voor drie decursussen die nog uitgewerkt moeten worden. Ze moet ook nog een HoNOS+ aanvullen van een cliënt die vanmiddag huilend binnenkwam, een huisartsbrief dicteren die morgen de deur uit moet, en uitzoeken waarom een ZPM-declaratie is afgekeurd. Geen gevarieerd avondprogramma. Wel routine. Bij collega's in Groningen en Tilburg gaat op hetzelfde moment het scherm ook weer aan. Niemand heeft dit ingeroosterd en niemand registreert het. Het is er gewoon, zoals de regen er gewoon is.

Dit is de avondklus die niemand noemt. Het is geen anekdote. Berenschot meet sinds 2016 hoeveel tijd zorgprofessionals kwijt zijn aan administratie. In 2024 was dat gemiddeld 36 procent in de GGZ, gehandicaptenzorg en VVT, terwijl professionals zelf 23 procent acceptabel vinden. Bovenaan het lijstje van tijdvreters staat het aanmaken en bijhouden van het elektronisch dossier. Juist het ding dat het werk makkelijker zou moeten maken is de grootste slurper geworden. Dat is niet een beetje pijnlijk. Dat is de hele pijn.

Werk dat niet meetelt omdat niemand het telt

Het eigenaardige aan deze avondklus is dat hij officieel niet bestaat. Sinds de invoering van het Zorgprestatiemodel in 2022 is indirecte tijd "verdisconteerd" in het consulttarief. Dat klinkt alsof het probleem is opgelost door het op te schrijven. In de praktijk betekent het dat je de tijd niet meer hoeft te registreren, maar er ook geen moment meer voor terugkrijgt. Planning wordt realisatie, zeggen de beleidsregels opgewekt. In het echt wordt de realisatie de avond.

En die avond telt nergens mee. Niet in de productienorm, niet in het personeelsbestand, niet in de capaciteitsplanning. Wel in het aantal jonge GGZ-medewerkers dat zelf in therapie gaat. Stichting IZZ komt op 27 procent, bijna het dubbele van ziekenhuispersoneel. En wel in het aantal psychiaters dat overweegt te stoppen met het vak, en in de ruim honderdduizend mensen op een wachtlijst voor wie iedere avond die een behandelaar kwijt is aan dossiers een avond minder is waarop iemand nadenkt over hun behandeling. Het werk is onzichtbaar in de cijfers waarop wordt gestuurd, en loeihard zichtbaar in de cijfers die we liever niet hadden.

Ondertussen wordt er al sinds 2017 geschrapt. Ontregel de Zorg, schrapsessies, een Regiegroep Aanpak Regeldruk, een IZA-afspraak van twee uur minder administratie per week per 2025, een doelstelling van maximaal 20 procent "zinnige administratie" in 2030. Mooie woorden. Het CBS constateerde in 2023 dat er in de praktijk geen verlaging te meten was. De minister erkende het zelf: de effecten zijn "voorzichtig en niet in de volle breedte", en nieuwe wet- en regelgeving heeft soms juist tot méér regeldruk geleid. We schrappen met de ene hand en tekenen bij met de andere. De avondklus blijft.

Het gereedschap ziet zijn gebruiker niet

Vraag een timmerman naar zijn favoriete hamer en hij begint te glunderen. De kop zit in de juiste hoek, de steel ligt goed, het gewicht klopt. Die hamer is ontworpen door iemand die zelf heeft getimmerd, of in elk geval lang genoeg naast een timmerman heeft gestaan om te begrijpen wat een pols na acht uur beuken nodig heeft. Goed gereedschap kent zijn gebruiker. Het past zich aan, verdwijnt bijna uit je aandacht, en laat je bezig zijn met het werk zelf.

Het grootste deel van de software die de Nederlandse GGZ dagelijks gebruikt is precies het omgekeerde. Het is gereedschap dat zijn gebruiker niet ziet. Het is gebouwd vanuit declaratielogica, validatieregels, Vektis-standaarden en controles op volledigheid. Dat is geen complot. Al die dingen zijn ergens nodig. Het probleem is dat die logica voorop is komen te staan, en dat de behandelaar daar omheen moet manoeuvreren. De systemen weten precies welke JW301-retour bij welke factuurregel hoort, maar kunnen geen verschil maken tussen een intakegesprek en een evaluatie. Ze vragen zeven keer op zeven plekken om dezelfde geboortedatum. Ze laten je een behandelplan opstellen in een scherm dat eruitziet als een belastingaangifte.

Het gevolg ken je als je er werkt. Iedere handeling met de cliënt zit in een scherm, iedere samenvatting van die handeling in een volgend scherm, en iedere codering van die samenvatting in weer een ander scherm. Je tikt over wat je net hebt opgeschreven. Je zet een vinkje voor iets waarvan je niet weet wie dat vinkje ooit zal lezen. Je kiest een zorgvraagtype dat de behandeling eigenlijk niet beschrijft, omdat er geen type is dat de behandeling wel beschrijft. En dan, na het laatste consult van de dag, begin je eindelijk aan het werk dat al die consulten überhaupt bestaansrecht moet geven: de verslaglegging, de brief naar de huisarts, het dossier dat zich keurig moet gedragen tegenover de volgende auditor.

Dit is de stille aanname waarop het hele bouwwerk rust. Dat de uren voor al dit werk er gewoon zijn. Dat ze ergens uit de lucht komen vallen, of uit het privéleven van de behandelaar.

Wat er gebeurt als iemand wél kijkt

De laatste twee jaar zie je op een paar plekken iets interessants gebeuren. Er is iemand gaan kijken. Bij GGZ WNB loopt de uitrol van een digitale assistent die intakeverslagen voorkauwt. Bij Raadthuys maakt een AI-systeem van het gesprek een concept voor de rapportage. In de eerstelijn heeft inmiddels ongeveer een derde van de huisartsenpraktijken een AI-scribe in gebruik. De AI Monitor Ziekenhuizen 2026 laat zien dat 69 procent van de ziekenhuizen werkt aan spraakgestuurd rapporteren. Digizo.nu rapporteert nauwkeurigheden van 92 tot 98 procent. Niet perfect, wel bruikbaar.

Wat deze initiatieven gemeen hebben is niet de technologie. Large Language Models zijn een grondstof, geen oplossing. Wat ze gemeen hebben is dat iemand heeft gekeken naar wat een behandelaar om half elf 's avonds zit te doen, en daar is gaan bouwen. Dat is een andere startpositie dan beginnen bij de declaratieregels.

Hoe dat eruitziet is minder spectaculair dan de marketing suggereert. Het gesprek wordt opgenomen, met toestemming uiteraard, want we zijn hier in Nederland en de AVG is geen suggestie. De assistent maakt er een conceptverslag van, in de structuur die de behandelaar zelf hanteert. De HoNOS+ die zojuist samen is besproken staat al half ingevuld. De huisartsbrief schrijft zichzelf uit het dossier en wacht op goedkeuring. Je corrigeert, je nuanceert, je schrapt waar dat moet, want het blijft jouw dossier en jouw verantwoordelijkheid. Maar je begint niet meer bij nul, 's avonds, aan de keukentafel.

Stap voor stap, niet in één klap

Laten we niet overdrijven. Een groot deel van de administratie blijft, en hoort ook te blijven. Dat een behandelaar vastlegt wat is besproken en besloten is geen bureaucratie. Het is de basis van zorgvuldige zorg en een wettelijke plicht onder de WGBO. Dat er rekenschap wordt gegeven aan cliënten, verwijzers en financiers is ook geen wantrouwen. Zo werken publieke middelen nu eenmaal.

Wat wel kan verdwijnen is de dubbele invoer, het overtypen tussen systemen, het met de hand invullen van wat al ergens anders staat, en het schrijven vanaf een leeg scherm wanneer er net vijftig minuten inhoudelijk gesprek is geweest. Wat kan veranderen is de volgorde. Eerst zorgen dat het systeem het werk van de behandelaar begrijpt, en de facturatie daaruit afleiden. Wat moet blijven is het oordeel van de professional over wat relevant is, wat in het dossier hoort, wat naar de huisarts gaat en wat niet.

Dit gaat niet in één klap. Er zullen stukken admin sneuvelen, er zullen dingen veranderen van vorm, en er zullen dingen blijven omdat ze nuttig zijn. Maar van een werkdag per week naar een middag, en van een middag naar een uur, is niet utopisch. Het is een kwestie van opnieuw kijken wie het gereedschap eigenlijk gebruikt.

Bij Scrivio bouwen we aan een EPD dat is ontworpen met deze avondklus in gedachten, niet in weerwil ervan. Niet omdat techniek zaligmakend is, want dat is ze zelden. Wel omdat iemand een keer moest gaan staan waar de behandelaar staat, om kwart over tien, met de laptop nog open.

Intussen gaat in Utrecht eindelijk het licht uit. Drie decursussen later, een huisartsbrief klaar, een afgekeurde declaratie die nog één keer de rondgang moet maken. De psychiater loopt naar boven. Morgenochtend om half negen zit de eerste cliënt tegenover haar. En ergens, op een scherm dat nooit gezien werd, staat alweer de teller te lopen voor de volgende avond.